A gestão documental permite não só flexibilizar o acesso à informação, mas também agilizar os processos administrativos, reduzir a circulação de papel, melhorar o acompanhamento dos processos , e o serviço prestado ao cliente.
Na DLS existem, actualmente, três equipas de Gestão Documental, nos COL do Carregado (Alexandra Forte, Sandra Silva e Susana Fernandes), Azambuja (Mónica Tristão) e Rechousa (Bárbara Mendes e Maria João Lourenço).
Esta actividade iniciou-se em Dezembro de 2004 com apenas um cliente, a LG Electronics. Actualmente a lista de clientes que usufruem deste serviço é bem mais extensa: Active Brands, Arbora & Ausonia, Bakemark, BP, SCC, Cerealis, Chupa-Chups, Fábricas Lusitana, J.P Malho, LGElectronics, Mars, Milupa, Procter & Gamble, Procter PLV, Reckitt Benkiser, Sony, Unilever, Jerónimo Martins Distribuição, Bosch e Unibrands.
Mas o que é a Gestão Documental?
Para alguns trata-se apenas de arquivo digital, mas quem assim pensa está enganado. A Gestão Documental é muito mais do que digitalização de documentos. Por detrás da digitalização existe um trabalho rigoroso e minucioso que exige muita atenção e responsabilidade.
O nosso trabalho permite não só flexibilizar o acesso à informação, mas também agilizar os processos administrativos, reduzir a circulação de papel (a informação fica disponível via Intranet) melhorar o acompanhamento dos processos (Workflow) e o serviço prestado ao cliente com a disponibilização no portal das Ordens de Encomenda.
Como se processa?
O primeiro passo para o início das nossas funções é a recolha de documentos (guias de remessa, mapas de carga - da distribuição e do armazém, notas de crédito, cargas directas – transportes - e protocolos).
O segundo passo é organizar os documentos, dividindo-os por clientes.
Depois começamos o tratamento das guias, onde verificamos/categorizamos quais as que têm ou não anomalia. Separadas as guias com e sem ocorrência, preparamos a digitalização das mesmas. A digitalização é feita através do scanner que permite digitalizar directamente para o servidor CAKOFAX, devido ao Software Kofax Ascent Capture que pode definir-se como uma plataforma para o tratamento de imagens dos documentos digitalizados. Nesta fase os papéis são convertidos em imagens.
Mas a digitalização dos documentos não termina aqui. Seguidamente, temos de proceder ao tratamento digital da informação, isto porque o reconhecimento dos documentos é sensível ao alinhamento ou desalinhamento do papel aquando da passagem no scanner e à qualidade do mesmo. Por isso, a parte principal do trabalho é nas fases de Quality Control (controlo de qualidade) e Validation (validação) das guias digitalizadas.
Com a digitalização, os documentos físicos ficam organizados e armazenados virtualmente no portal LSnet, podendo ser consultados tanto internamente (pelos colaboradores da DLS) como externamente (pelos clientes que subscrevem o serviço. O acesso a esta informação fica disponível através de um login e password de segurança.
Mais do que digitalização
Mas na Gestão Documental, o nosso trabalho não se resume apenas à digitalização. Existem outras tarefas como o arquivo, o correio e o nível de serviço, que também fazem parte deste processo.
O procedimento de arquivo é feito em caixas de cartão devidamente identificadas com o nome de cliente, data de abertura e fecho da caixa. Cada caixa terá como única identificação visível um número sequencial que fará a ligação entre a base de dados informática e o arquivo físico. A duração do arquivo físico dos documentos é de cinco anos.
O correio é a primeira tarefa que realizamos diariamente, uma vez que se trata da verificação das listagens onde constam os números dos documentos digitalizados no dia anterior. É aqui que identificamos se digitalizámos mal algum documento e podemos fazer helpdesk para eliminar a imagem do portal e voltar a digitalizá-la correctamente. Esta é uma tarefa algo penosa, pois as listagens são enormes e temos de picar número a número, todos os documentos de todos os clientes.
Quanto ao nível de serviço, é uma tarefa diária que se baseia no preenchimento de um ficheiro Excel, no qual está a informação do trabalho que realizámos no dia anterior (o nível de serviço apenas se baseia no número de documentos digitalizados, e não nos procedimentos de arquivo, correio, etc.).
Abaixo encontram-se os níveis médios de serviço dos COL’s Carregado, Azambuja e Rechousa por dia:
COL’s Nº de guias Outros Documentos
Carregado 1366 752
Azambuja 681 75
Rechousa 962 257
*Este texto foi escrito em parceria com Alexandra Forte, enquanto funcionária da Distribuição Luís Simões, no Carregado. O texto foi publicado no "Notícias LS", na secção "Universo LS", página 7, edição Julho/Agosto 2009, ano 15, nº90.
